摘要：開發(fā)區(qū)檔案工作真實反映了開發(fā)區(qū)建設和發(fā)展各項活動的歷史和原始記錄。在開展開發(fā)區(qū)檔案工作過程中，必須堅持從實際出發(fā)，以科學發(fā)展觀為指導，充分認識和了解當前開發(fā)區(qū)發(fā)展趨勢，審時度勢，正確、全面地審視當前開發(fā)區(qū)檔案管理現(xiàn)狀，要進一步加快開發(fā)區(qū)檔案工作的信息化建設。

　　關鍵詞：存在問題,信息化建設

　　一、當前開發(fā)區(qū)檔案工作存在的現(xiàn)實問題

　　十多年來，開發(fā)區(qū)從無到有，從小到大，在整個國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中，開發(fā)區(qū)的作用日益明顯，貢獻日益突出。開發(fā)區(qū)建設和發(fā)展，帶動了開發(fā)區(qū)檔案管理的建設和發(fā)展，以鄒平經(jīng)濟開發(fā)區(qū)檔案工作情況為例，當前開發(fā)區(qū)檔案管理呈現(xiàn)出以下特點：

　　1、從開發(fā)區(qū)檔案管理發(fā)展的進程來看，經(jīng)歷了以下三個階段：一是初建階段，從1999年起，鄒平檔案局把開發(fā)區(qū)檔案工作擺上議事日程，積極開展調(diào)研工作，研究和提出開發(fā)區(qū)檔案工作管理思路，通過調(diào)查研究，明確了開發(fā)區(qū)檔案工作建設方向。二是建檔階段，隨著各級各類開發(fā)區(qū)領導層檔案工作認識的不斷提高，1999年以高新區(qū)魏橋創(chuàng)業(yè)集團檔案成立為標志，宣布了鄒平開發(fā)區(qū)建檔工作的開展，隨著近十年的發(fā)展開發(fā)區(qū)相應建立起綜合檔案室(館)，完成了省級以上開發(fā)區(qū)的建檔工作。三是發(fā)展階段，隨著建檔工作的完成，以經(jīng)濟開發(fā)區(qū)2004年順利實現(xiàn)開發(fā)區(qū)檔案管理省一級標準目標為標志，鄒平開發(fā)區(qū)檔案管理走上了協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展軌道。

　　2、從開發(fā)區(qū)檔案管理工作法制化、規(guī)范化要求來看：一是近十年來，國家檔案局等部委出臺了《開發(fā)區(qū)檔案管理暫行規(guī)定》，濱州市也對開發(fā)區(qū)檔案管理工作作出了相應的規(guī)定和要求，從法律法規(guī)上規(guī)范了開發(fā)區(qū)檔案管理工作;二是省、市檔案行政管理部門出臺了各級各類開發(fā)區(qū)檔案管理規(guī)范化管理標準、辦法。

　　3、從開發(fā)區(qū)檔案管理體系來看，一是建立了一支至上而下的檔案管理網(wǎng)絡，在各地檔案行政管理部門的業(yè)務指導下，各級各類開發(fā)區(qū)都明確有一名開發(fā)區(qū)管委會領導分管檔案工作，管委會辦公室主要負責人主管檔案工作，配備一名或多名專職檔案人員，并確定了各部門的兼職檔案人員，形成了一個檔案管理網(wǎng)絡。二是檔案管理機構(gòu)逐步明朗化，從目前開發(fā)區(qū)檔案管理機構(gòu)形式來看，我們建立總檔案室，以開發(fā)區(qū)管委會作為一個機關的管理對象來進行管理，大多數(shù)都以這種形式出現(xiàn)，管委會辦公室下設總檔案室或綜合檔案室。三是檔案管理人員逐步專業(yè)化、高層次。鄒平開發(fā)區(qū)已有多名檔案管理人員是檔案專業(yè)畢業(yè)的，檔案人員相對穩(wěn)定，各類待遇不斷提高，具有一支相對穩(wěn)定、素質(zhì)高，專業(yè)性強的檔案管理人員隊伍。

　　4、從開發(fā)區(qū)檔案管理內(nèi)容的延伸擴大來看：一是突破了狹隘的只是管委會機關文書檔案管理內(nèi)容的模式，從只管理文書檔案向各種門類載體檔案管理的擴大延伸;二是從注重開發(fā)區(qū)建設中重點工程項目檔案的管理到關注開發(fā)區(qū)拆遷過程中土地檔案、拆遷檔案等關系百姓利益的各類檔案的管理;三是從注重招商引資項目檔案到注重開發(fā)區(qū)建設和發(fā)展過程中誠信檔案建立的管理;四是從注重紙質(zhì)檔案到重視電子文件等特殊載體檔案的收集管理。

　　5、從開發(fā)區(qū)檔案管理日益凸現(xiàn)的經(jīng)濟和社會效益來看：一是在反映開發(fā)區(qū)重大活動和重大慶典中體現(xiàn)出檔案的作用;二是在全面展示開發(fā)區(qū)二十年建設成就的各種展覽、展示及影像中離不開檔案;三是在構(gòu)建開發(fā)區(qū)和諧社會中離不開檔案，拆遷、婚姻、工齡、社保等都要依靠檔案;四是在開發(fā)區(qū)規(guī)劃工作中尤為顯現(xiàn)出檔案的重要性;五是開發(fā)區(qū)史、志、鑒的編纂中檔案是關鍵。

　　二、進一步加快開發(fā)區(qū)檔案工作的信息化建設

　　2011年，鄒平高新經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)上升為國家級開發(fā)區(qū)，自身的經(jīng)濟實力大大增強，綜合實力大大提高，為此，開發(fā)區(qū)的檔案工作顯得越來越重要，但檔案工作的信息化建設有待于進一步提高，開發(fā)區(qū)管委會從實際出發(fā)，研究和制定了檔案工作信息化建設的一系列措施。

　　(一)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設

　　將館藏檔案進行全面數(shù)字化處理，現(xiàn)在普遍使用的方法就是將檔案館所有檔案信息通過手工著錄、掃描等形式，全部以數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中。檔案館館藏信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化是檔案館信息化建設的重要基礎工作。

　　但是進行數(shù)字化掃描必須購置相應的掃描設備、計算機等硬件設備。平板掃描儀掃描價格便宜，但速度慢，不適合檔案館短期內(nèi)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的要求。快速掃描儀適用于檔案館數(shù)字化建設，但價格昂貴，同時，相應的支持軟件也價格不菲。掃描形成的是圖像格式的檔案信息，如果要實現(xiàn)此類格式信息的全文檢索，滿足條件的軟件更是天價。對于檔案館來說，購買一套完整的快速掃描設備和軟件不是容易的事，并且檔案信息數(shù)字化過程完成后，花費大筆經(jīng)費購置的設備有可能閑置或貶值，經(jīng)濟效益和長期效應不很理想。另外，掃描檔案信息的工作量大，要短時期完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，人力需求量很大。人力、財力問題將成為檔案館信息數(shù)字化面臨的挑戰(zhàn)之一。

　　(二)構(gòu)建網(wǎng)絡實體，配備管理軟件

　　將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現(xiàn)這一點，必須依靠網(wǎng)絡。構(gòu)建檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，是信息化建設得以進行的必要基礎。只要有足夠的資金，購買充足的設備，很容易按照自身要求構(gòu)建起網(wǎng)絡實體，但又涉及到經(jīng)費來源問題。

　　有了網(wǎng)絡，沒有相應的檔案管理軟件，硬件就會像一盤散沙，無法運作。現(xiàn)在市場上專業(yè)的檔案管理軟件種類很多，但是從經(jīng)濟實用角度出發(fā)，適合檔案部門的不多。如果采取自己開發(fā)研制的方法，在時間和人才方面又會出現(xiàn)困難。信息化建設時不我待，研制一個系統(tǒng)的專業(yè)的檔案管理軟件短期內(nèi)無法完成。檔案部門既懂網(wǎng)絡、計算機技術，又懂檔案知識的專業(yè)人才非常缺乏，這就給獨立開發(fā)工作帶來很大困難。一些單位采取與公司合作開發(fā)的辦法，但也會存在經(jīng)費、時間和保密安全等問題。具體采用什么方式，各單位應根據(jù)自己的實際情況，按照經(jīng)濟適用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則來決定。

　　(三)改變工作方式，健全工作規(guī)范

　　信息化建設的第一個成果就是館藏檔案的數(shù)字化，館藏檔案大部分以數(shù)字形態(tài)存在，以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已經(jīng)不適用于管理數(shù)字化檔案了，必須改變工作方式，建設工作規(guī)范。

　　以往傳統(tǒng)的檔案利用流程，是利用者確認身份后，提交利用目的，然后由檔案工作者查閱檔案目錄，再進入庫房提取檔案原件，交于利用者閱覽。隨著信息化進程，這一過程將發(fā)生改變。信息化建設的成果使得利用者不必到館，在網(wǎng)上就可以直接查閱檔案目錄信息和部分檔案全文信息，或者到館經(jīng)授權(quán)后，自己在計算機上查閱相關檔案信息，以往繁瑣的工作步驟消失。

　　工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的，但這種改變和以后可能會遇到的困難都是檔案工作者從來沒有經(jīng)歷過的。例如，檔案征集在網(wǎng)上完成，或者以電子文件形式將檔案移交到檔案館。但是檔案信息格式、結(jié)構(gòu)的不一致、不兼容、無法轉(zhuǎn)換，給檔案工作帶來麻煩。諸如此類，在實際工作中經(jīng)常會出現(xiàn)的問題，要求必須盡快制定新時期工作規(guī)范和標準，這些規(guī)范和標準不但要制約檔案館，而且還要對檔案形成階段的文件發(fā)生作用。未來的信息化社會是規(guī)范化、標準化的世界，不符合規(guī)范和標準寸步難行，檔案工作也是一樣。

　　(四)提高人員素質(zhì)。調(diào)整人員結(jié)構(gòu)

　　檔案館信息化建設就是運用計算機和網(wǎng)絡技術來為社會和公眾服務。作為信息化社會的檔案工作者具備一定的計算機和電子文件管理知識是必不可少的。檔案館的信息化建設要求不斷更新觀念，學習新知識，掌握新技能，樹立為社會和公眾服務的意識。提高人員素質(zhì)，強化服務意識，達到社會效益和經(jīng)濟效益雙贏的目的。

　　信息化進程導致工作方式的變化，同時人員結(jié)構(gòu)必然隨之發(fā)生改變。利用服務人員、網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫維護人員、專業(yè)計算機硬件人員等將是檔案館工作人員的中堅力量，以往傳統(tǒng)檔案館中的檔案整理人員、檔案調(diào)閱人員等將逐漸減少。如何調(diào)整人員，合理安排工作崗位，達到最大工作效率，檔案館必須慎重決策。

　　隨著計算機網(wǎng)絡的進一步發(fā)展，信息高速公路進一步拓展，數(shù)字化數(shù)據(jù)、信息將滲透到我們生活的各個領域，任何人和機構(gòu)只要通過計算機網(wǎng)絡，均可擁有和使用數(shù)字檔案信息。在這個信息化建設的進程中，檔案工作會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，檔案工作者需要不斷摸索，研究新方法，解決新問題。

　　同時，電子商務、電子政務的興起和繁榮、政府上網(wǎng)、全社會信息化的浪潮以及人們?nèi)找嬖鲩L的信息意識，將會在資金、技術、人員、觀念等方面給檔案館帶來巨大的機遇，為檔案館迎接挑戰(zhàn)和克服困難創(chuàng)造優(yōu)越的外部條件。可以說，信息化建設向檔案館提出挑戰(zhàn)，也為檔案館建設帶來前所未有的機遇和發(fā)展空間。

　　本文選自國家級期刊《中國信息界》.《中國信息界》雜志由國家發(fā)展和改革委員會主管，國家信息化專家咨詢委員會指導，國家信息中心支持，中國信息協(xié)會主辦。《中國信息界》雜志(學術版)是以“宣傳信息化、推進信息化”為宗旨;以“學術、理論、深度、全面”為鮮明特征;以反映信息化與工業(yè)化融合的大背景下我國信息化各領域的學術研究成果為主要內(nèi)容;以國內(nèi)外關注中國信息化學術研究進程和從事信息化的教育、科研、管理等各方面工作的人士為核心讀者的國家級權(quán)威學術期刊。